Requisitos generales

En general, un empleador que paga salarios a uno o más empleados en Virginia debe deducir y retener el impuesto estatal sobre la renta de esos salarios. Dado que la ley de Virginia se ajusta sustancialmente a la ley federal, si la ley federal requiere que un empleador retenga impuestos de cualquier pago, también requerimos la retención de Virginia. 

Encuentre más detalles sobre cómo registrarse como empleador, los requisitos de presentación y las opciones de pago a continuación. 

Requisitos de presentación

Como empleador obligado a presentar declaraciones de retención, debe registrarse para la retención de impuestos, presentar declaraciones de retención de impuestos sobre la renta y pagar el impuesto sobre la renta a Virginia Tax.

Los empleadores deben presentar declaraciones de retención, ya sea que se adeuden o no impuestos retenidos. El Estado Libre Asociado considera que los montos retenidos son pagos en fideicomiso por las obligaciones fiscales de los empleados.

Periodicidad de presentación
  • Si su obligación de retención es inferior a $100 por mes, sus declaraciones de retención y pagos de impuestos vencen trimestralmente.
  • Si su obligación de retención es más de $100 pero menos de $1,000, sus declaraciones de retención y pagos de impuestos vencen mensualmente. 
  • Si su obligación de retención es de $1,000 o más, sus declaraciones de retenciones y pagos de impuestos vencen quincenalmente. 

Consulte a continuación los detalles de cada frecuencia de presentación.

Declarantes trimestrales

Si su obligación tributaria promedio es menos de $100 por mes, se le asignará un estado civil trimestral. Las declaraciones y pagos trimestrales vencen el último día del mes siguiente al cierre de cada trimestre, como se muestra a continuación. Presente sus declaraciones en el Formulario VA-5 utilizando formularios electrónicos (VA-5 Formulario electrónico trimestral), su cuenta comercial o carga web.

PARA EL FINAL DEL TRIMESTRE... PRESENTE SU DECLARACIÓN Y PAGO DE LA SIGUIENTE MANERA:
Marzo 31 Abril 30
Junio 30 Julio 31
Septiembre 30 Octubre 31
Diciembre 31 Enero 31


Los contribuyentes trimestrales también deben presentar el Formulario VA-6, Resumen Anual del Empleador de los Impuestos sobre la Renta de Virginia Retenidos. El6 VA- vence al Impuesto de Virginia antes del 31 de enero del siguiente año calendario, o dentro de los 30 días posteriores al pago final de los salarios por parte de su empresa. Cuando presente el Formulario VA-6, debe presentar cada uno de los Formularios federales W-2, W-2G, 1099o 1099-R que muestren el impuesto sobre los ingresos de Virginia retenido. Debe presentar el formulario VA-6 y todos los formularios W-2 y 1099 electrónicamente.

Contribuyentes mensuales

Si su obligación tributaria promedio es de más de $100, pero menos de $1,000 por mes, se le asignará un estado civil mensual. Debe presentar sus declaraciones en el Formulario VA-5 utilizando nuestros servicios gratuitos de presentación en línea: Formularios electrónicos, Cuenta comercial o Carga web. El5 de la VA vence el 25de cada mes (por ejemplo, la declaración de enero vence el 25de febrero).

Los contribuyentes mensuales también deben presentar el Formulario VA-6, Resumen Anual del Empleador de los Impuestos sobre los Ingresos de Virginia Retenidos. El6 VA- vence al Impuesto de Virginia antes del 31 de enero del siguiente año calendario, o dentro de los 30 días posteriores al último pago de salarios por parte de su empresa. Cuando presente el Formulario VA-6, debe presentar cada uno de los Formularios federales W-2, W-2G, 1099o 1099-R que muestren el impuesto sobre los ingresos de Virginia retenido. Debe presentar el formulario VA-6 y todos los formularios W-2 y 1099 electrónicamente.

Declarantes quincenales

Si su obligación tributaria promedio es de más de $1,000 por mes, se le asignará un estado civil quincenal. Sus pagos vencerán dentro de los 3 días hábiles bancarios si el monto del impuesto sobre la renta de Virginia retenido excede los $500 en cualquier fecha límite federal para la retención quincenal. Las fechas límite federales son generalmente los martes y viernes de cada semana. Debe enviar sus pagos electrónicamente empleando el Formulario VA-15. Si su responsabilidad excede los $500 por un día de pago que cae en:

  • Miércoles, jueves o viernes, presente su15 de VA-antes del miércoles siguiente. 
  • Sábado, domingo, lunes o martes, presente su15 de VA-antes del viernes siguiente.

Los contribuyentes quincenales deben presentar el Formulario VA-16, Conciliación Trimestral de Pagos del Empleador y Declaración del Impuesto sobre la Renta de Virginia Retenido, para cada trimestre. La16 VA- debe presentarse electrónicamente y vence a finales del mes siguiente al cierre del trimestre:

Ciertos empleadores pueden aplicar una exención del requisito de presentación quincenal de Virginia. Para aplicar esta exención, el empleador no debe tener más de 5 empleados sujetos a la retención del impuesto sobre la renta de Virginia. Consulte el Boletín Tributario 15-3 para obtener más información.

Los contribuyentes quincenales también deben presentar el Formulario VA-6, Resumen Anual del Empleador de los Impuestos sobre la Renta de Virginia Retenidos. El6 VA- vence al Impuesto de Virginia antes del 31 de enero del siguiente año calendario, o dentro de los 30 días posteriores al último pago de salarios por parte de su empresa. Cuando presente el Formulario VA-6, debe presentar cada uno de los Formularios federales W-2, W-2G, 1099o 1099-R que muestren el impuesto sobre los ingresos de Virginia retenido. Debe presentar el formulario VA-6 y todos los formularios W-2 y 1099 electrónicamente.

Opción de Presentación Anual para Empleadores Domésticos (Impuesto de Niñera)

Los empleadores de empleados de servicios domésticos pueden optar por presentar y pagar el impuesto sobre la renta de Virginia retenido de los salarios de sus empleados anualmente, al mismo tiempo que presentan los Formularios W-2 de los empleados para el año. Para calificar para la presentación anual, el empleo debe consistir exclusivamente en servicio doméstico en el hogar privado del empleador, según se define en las Regulaciones Federales del Impuesto sobre la Nómina. Los empleadores pueden registrarse para esta opción de presentación en línea o utilizando el Formulario R-1H. Para obtener más información, consulte el Empleador del Hogar (Impuesto sobre la Niñera).

Resumen anual o final del empleador del impuesto sobre la renta de Virginia retenido

Todos los contribuyentes deben presentar el Formulario VA-6, Resumen Anual del Empleador de los Impuestos sobre los Ingresos de Virginia Retenidos o el Formulario VA-6H, Resumen Anual del Empleador del Hogar de los Impuestos sobre los Ingresos de Virginia Retenidos. El VA-6 y el VA-6H vencen al Impuesto de Virginia antes del 31de enero del siguiente año calendario, o dentro de los 30 días posteriores al pago final de los salarios por parte de su empresa. Puede presentar su6 de VA- o VA-6H utilizando formularios electrónicos, carga web o su cuenta comercial. 

Cuando presente el Formulario VA-6, debe presentar cada uno de los Formularios federales W-2, W-2G, 1099o 1099-R que muestren el impuesto sobre los ingresos de Virginia retenido. Debe enviar estos formularios electrónicamente utilizando formularios electrónicos o carga web.

Pautas de presentación de W-2 y 1099

Está obligado a presentar declaraciones W-2 y 1099 ante Virginia Tax cuando esas declaraciones reflejan el impuesto sobre la renta de Virginia retenido.

  • 2y 1099vencen el 31de enero
  • Los2y 1099deben presentarse electrónicamente

Importante: Si no presenta su información de retención antes de la fecha de vencimiento, puede causar retrasos significativos en el procesamiento de varias de las declaraciones de impuestos de sus empleados y jubilados, ya que necesitaremos verificar su identidad y la información de la declaración.

Cómo presentar W-2s y 1099s

Nota: Su Resumen de retención anual o final (Formulario VA-6 / Formulario VA-6H) es independiente de los datos de W-2 y 1099 . Debe enviar ambos antes del 31de enero. Puede presentar su6 de VA- utilizando su método de presentación habitual (Carga web, su cuenta comercial o formularios electrónicos). 

Cada método requiere autenticación, como se describe en las siguientes guías:

Si necesita ayuda con la carga web, envíenos un correo electrónico a WebUpload@tax.virginia.gov. Si necesita ayuda con los formularios electrónicos o tiene preguntas sobre los requisitos de presentación, llame a Servicios al Cliente. 

Opciones de presentación

Cada declarante de retención de impuestos está obligado a presentar todas las declaraciones y pagos de retención de impuestos electrónicamente. Los empleadores pueden cumplir con estos requisitos de presentación y pago electrónico sin comprar software de declaración de impuestos. Ofrecemos varios servicios en línea sin costo alguno:

  • eForms le permite presentar y pagar declaraciones de impuestos utilizando la información de su cuenta bancaria. No es necesario registrarse por separado. Los formularios electrónicos también le permiten guardar su información y reutilizarla con cada presentación.
  • Su cuenta de servicios en línea para empresas le permite presentar declaraciones y realizar pagos utilizando su información bancaria, programar pagos hasta la fecha de vencimiento, ver su historial de presentación de declaraciones, actualizar su información comercial y de contacto, y administrar otras actividades de la cuenta, todo en un solo lugar.
  • Web Upload es un sistema basado en archivos que es mejor si envías más de unos pocos documentos y pagos a la vez. El sistema acepta archivos de datos de retención de impuestos, como hojas de cálculo o archivos de texto creados con software de nómina.

También puede pagar con crédito ACH (iniciando pagos desde su cuenta bancaria a la cuenta bancaria de Virginia Tax). Para obtener más información sobre cómo iniciar un crédito ACH y establecer con instituciones financieras, consulte nuestra Guía de pago electrónico.

Nota: No es necesario que presente W2s o 1099s con nosotros si no hay retención de Virginia. Consulte W-2 y 1099 Pautas de presentación para obtener más información.

Si su empresa está obligada a presentar el Formulario 1099-K ante el IRS, también deberá presentar una copia de cada 1099-K relacionado con un contribuyente de Virginia o una persona con una dirección postal de Virginia con Virginia Tax.

Si su empresa es una organización de liquidación de terceros y pagó $600 o más a un beneficiario de Virginia, o a un beneficiario a una dirección postal de Virginia, también deberá presentar un Formulario 1099-K para ese beneficiario con Virginia Tax. Esto puede significar que tendrás que presentar formularios 1099-K con Virginia Tax que, de otro modo, no tendrías que presentar al IRS. También debe enviar una copia de este formulario al beneficiario antes del 28de febrero. 

Cómo presentar la solicitud

  • Formulario de archivo 1099-K mediante carga web. 

Si no puede presentar electrónicamente, o si la presentación crea una carga indebida, puede aplicar una exención.  

Plazos de presentación

Los formularios 1099-K se deben pagar a Virginia Tax por:

  • 31 de marzo si presentaste 1099-K en papel ante el IRS
  • 30 de abril si presentó sus 1099-K ante el IRS electrónicamente
  • April 30 si no estaba obligado a presentar su declaración ante el IRS, pero sí tiene que presentar su declaración con nosotros. 

Si la fecha límite cae en fin de semana o feriado, tiene hasta el siguiente día hábil para presentar la solicitud. 

Para obtener más información, consulte el Boletín Tributario 20-10.

Retención de impuestos del empleador doméstico (impuesto de niñera)

Los empleadores de ciertos empleados domésticos tienen la opción de declarar y pagar el impuesto sobre la renta de Virginia retenido de esos empleados anualmente. Para que el empleador califique, el empleo debe consistir exclusivamente en servicio doméstico en el hogar privado del empleador, según se define en las Regulaciones Federales de Impuestos sobre la Nómina.

La disposición de presentación anual es una opción de presentación para empleadores calificados. No establece un nuevo requisito para la retención. A diferencia del "impuesto a la niñera" federal, el impuesto de retención del empleador doméstico de Virginia se presenta en una declaración separada y no se incluye en la declaración de impuestos sobre la renta personal del empleador. Si elige registrar para esta opción de presentación anual, se le pedirá que presente el Formulario VA-6H, el Resumen anual del impuesto sobre la renta retenido del empleador doméstico de Virginia, antes del 31 de enero de cada año para informar y pagar el impuesto sobre la renta de Virginia retenido para el año calendario anterior. Debe presentar el Formulario VA-6H en línea, ya sea a través de su cuenta de servicios en línea o a través de formularios electrónicos.  

Instrucciones Básicas para Empleadores de Hogares

Antes de comenzar, asegúrese de que está obligado a retener el impuesto sobre la renta de Virginia de los salarios de su(s) empleado(s) doméstico(s). Si los salarios no están sujetos a retención federal, no están sujetos a retención de Virginia.

Las instrucciones completas para retener el impuesto sobre la renta de Virginia de sueldos, salarios y otros pagos se encuentran en las Instrucciones de retención del empleador de Virginia. La información sobre los requisitos federales correspondientes está disponible en el IRS, y la Comisión de Empleo de Virginia proporciona información sobre impuestos de desempleo, incluida una opción de presentación anual.

Registro

Para inscribirse en la cuenta de retención de impuestos de un empleador doméstico, complete el Formulario R-1H o regístrese en línea. Si ya está presentando una solicitud para un empleado doméstico bajo una cuenta de retención de impuestos trimestral o mensual regular, asegúrese de cerrar esa cuenta cuando se registre para la cuenta de su nuevo empleador doméstico y solicite que los pagos realizados para el año en curso se transfieran a la nueva cuenta. Para obtener ayuda, póngase en contacto con nosotros en 804.367.8037.

Una vez que se registre para la cuenta de retención de impuestos de un empleador doméstico, debe presentar un Formulario VA-6H por cada año que mantenga la cuenta abierta, incluso si no tiene impuestos que declarar. La falta de presentación podría resultar en multas de hasta el 30% del impuesto adeudado.

Cómo presentar y pagar

El formulario VA-6H debe presentarse antes del 31de enero de cada año, con copias de cada2 W-emitido a un empleado doméstico durante el año calendario anterior y el pago del impuesto adeudado. 

Para presentar la información de2 W-y pagar el impuesto adeudado, presente el Formulario VA-6H a través de su cuenta de servicios en línea.

Si no tiene una cuenta, puede presentar la solicitud utilizando formularios electrónicos: 

Para calcular la retención de impuestos, use las Tablas de retención del empleador de Virginia.

Preguntas frecuentes

Empleadores y Empleados Calificados

¿Qué es un empleador doméstico? ¿Qué significa tener el estatus de empleador doméstico?

Un empleador doméstico es una persona que emplea a 1 o más personas únicamente con el propósito de servicio doméstico en el hogar del empleador. A los efectos de Virginia, "estado de empleador doméstico" significa que cumple con este requisito y se ha registrado en una cuenta de retención de impuestos de un empleador doméstico de Virginia. Este registro le permite presentar su retención de impuestos anualmente, en lugar de usar el estado de presentación trimestral o mensual requerido para la mayoría de los otros empleadores.

¿Cómo sé si un empleado califica como empleado doméstico?

El empleado debe estar clasificado como un empleado que realiza servicio doméstico según las definiciones federales. Esta categoría incluye empleados como niñeras, niñeras, amas de llaves, jardineros, trabajadores de cuidado de ancianos, proveedores de atención de enfermería en el hogar y otros que brindan servicios domésticos. Para obtener más detalles, consulte las Regulaciones Federales del Impuesto sobre la Nómina, que están disponibles en www.irs.gov.

Si tengo un empleado doméstico y otros empleados de negocios, ¿puedo incluir impuestos para todos ellos en mi declaración anual de Virginia Household Employer?

No. Debes declarar información sobre empleados que no sean empleados domésticos en una cuenta de retención de impuestos separada para tu negocio.

Tengo una pequeña empresa que dirijo desde mi casa con solo 1 o 2 empleados. ¿Puedo inscribirme para obtener el estatus de empleador doméstico?

No. La opción de presentación anual del empleador doméstico está disponible solo para empleadores cuyos empleados brindan servicio doméstico en el hogar. Debe registrarse para obtener una cuenta de retención de impuestos del empleador para declarar los impuestos de los empleados de su empresa.

¿Quién debe registrarse?

La ley federal me permite presentar mi "impuesto de niñera" anualmente, y me gustaría hacer eso para Virginia. ¿Debo registrarme para obtener una cuenta de retención del empleador del hogar?

Siempre que cumpla con los requisitos federales, puede registrarse como empleador doméstico para fines de Virginia. Sin embargo, tenga en cuenta que la declaración y el pago se realizan en una declaración separada, el Formulario VA-6H.

Acabo de contratar a una niñera. ¿Tengo que registrarme en la cuenta de retención de impuestos de un empleador doméstico?

No necesariamente. Como se describe en las Instrucciones básicas para empleadores domésticos, debe determinar si está obligado a retener el impuesto sobre la renta de Virginia de los salarios de su empleado. Si se requiere retención, puede registrarse para una cuenta de empleador doméstico, que le permite presentar anualmente, o puede registrarse para una cuenta de retención de impuestos del empleador, que requerirá una presentación trimestral.

Tengo un jardinero que siempre ha manejado sus propios impuestos, porque los montos de los salarios son demasiado bajos para que se requiera una retención. ¿Necesito registrarme para obtener una cuenta de empleador doméstico?

No. No es necesario que se registre para obtener una cuenta a menos que realmente deba retener el impuesto sobre la renta de Virginia del salario de su empleado.

Ya presento impuestos de retención para mis empleados domésticos trimestralmente, y prefiero mantener mis libros de esa manera. ¿Estoy obligado a registrarme para obtener una cuenta de empleador doméstico?

No. El estado de empleador doméstico ofrece una opción de presentación anual para los empleadores que califican. Puede continuar presentando su declaración trimestralmente con su cuenta actual.

Presentación y pago

¿Cómo presento y pago el impuesto adeudado de mis empleados domésticos?

Puede presentar el Formulario VA-6H a través de su cuenta de servicios en línea para declarar el impuesto adeudado y remitir su pago de impuestos, así como copias de los W-2para sus empleados. También puede presentar la solicitud mediante formularios electrónicos.

¿Cuándo vencen la devolución y el pago?

El formulario VA-6H debe presentarse en línea antes del 31 de enero de cada año, junto con el pago del impuesto adeudado y copias de los W-2emitidos a sus empleados domésticos para el año anterior.

¿Puedo declarar y pagar el impuesto adeudado con mi declaración de impuestos sobre la renta individual?

No. Tiene que hacer una presentación por separado en el Formulario VA-6-H antes del 31de enero .

Me registré para una cuenta de retención de impuestos del empleador doméstico, pero no tuve empleados este año. ¿Todavía tengo que presentar una declaración?

Sí. Todavía tendrá que presentar su declaración anual, el Formulario VA-6H, antes del 31de enero . Si no prevé contratar empleados domésticos en el futuro, debe solicitar que se cierre su cuenta. De lo contrario, deberá presentar declaraciones anuales mientras la cuenta permanezca abierta.

¿Qué debo hacer si dejo de tener empleados durante el año?

Aun así, tendrá que presentar su declaración anual, el Formulario VA-6H, antes del 31 de enero del año siguiente, junto con copias de los W-2emitidos a sus empleados. Si no prevé contratar empleados domésticos en el futuro, debe solicitar que se cierre su cuenta. De lo contrario, deberá presentar declaraciones anuales mientras la cuenta permanezca abierta.

¿Qué sucederá si presento el Formulario VA-6H o pago el impuesto adeudado después del 31de enero?

La presentación tardía o el pago tardío del impuesto puede dar lugar a la imposición de multas e intereses. La multa mínima es de $10y la multa máxima es del 30% del impuesto adeudado. Los intereses se acumulan sobre el impuesto adeudado hasta que se paga el impuesto.

¿Pueden los proveedores de servicios de nómina presentar las declaraciones anuales (Formulario VA-6H) para empleadores domésticos?

Sí. Los proveedores de servicios deben asegurarse de hacer referencia al número de cuenta adecuado, en particular el sufijo. Aunque muchas cuentas llevarán un sufijo de F001, este no siempre será el caso. Por ejemplo, si tiene cuentas para empleados comerciales y domésticos, o si cambió al estado civil anual desde una cuenta trimestral existente anteriormente, la cuenta de su empleador doméstico puede llevar un sufijo de F002, F003, etc. Es importante utilizar el sufijo correcto para asegurarse de que los pagos se aplican correctamente. Para evitar errores, verifique tanto el nombre como el número de cuenta de la declaración que se presenta. Para un procesamiento más rápido, es posible que el proveedor desee utilizar nuestro servicio de carga web .