Requisito general para todos los impuestos
Debe conservar sus registros de impuestos durante al menos tres años a partir de la fecha de vencimiento de la declaración o la fecha en que se presentó la declaración, lo que ocurra más tarde. Si el Servicio de Impuestos Internos (IRS, por sus siglas en inglés) requiere que conserve sus registros federales durante un período más largo, debe conservar sus registros estatales durante el mismo período de tiempo.
Mantenga todos los registros y documentos para verificar la información reclamada en su declaración.
Pautas adicionales para los registros de retención de impuestos
Sus registros de retención de impuestos deben incluir:
- Los montos y fechas de los pagos de salarios realizados a cada empleado;
- Los montos y fechas de todos los impuestos sobre la renta de Virginia retenidos de cada empleado;
- El nombre, la dirección, el número de seguro social y el período de empleo de cada empleado;
- Un certificado de exención (formulario VA-4 o formulario VA-4P) para cada empleado;
- Su número de cuenta y los montos y fechas de todos los pagos de impuestos realizados al Departamento de Impuestos; y
- Una lista de empleados que reclaman la exención de la retención, incluidos los números de seguro social.
Conserve todos los registros durante al menos tres años después de la fecha de vencimiento de las declaraciones o la fecha en que se pagó el impuesto, lo que ocurra más tarde.