Auditamos rutinariamente las declaraciones de impuestos y los registros de impuestos comerciales para garantizar el cumplimiento de la ley de Virginia. La selección de su declaración o cuenta para auditoría no significa que deberá impuestos adicionales. Las auditorías con frecuencia concluyen sin que se encuentre ninguna responsabilidad adicional o un reembolso al contribuyente. Muchos de nuestros exámenes no requieren una visita a su hogar o negocio, y se pueden resolver por teléfono o carta.

Sus derechos y responsabilidades en una auditoría

La Carta de Derechos del Contribuyente de Virginia otorga a cada contribuyente derechos específicos durante una auditoría. Si eres seleccionado para una auditoría, tienes derecho a:

  • Ser informado sobre el proceso de auditoría, los procedimientos de auditoría y los derechos de apelación.
  • Hacer que la auditoría se lleve a cabo en un lugar y tiempo razonables, y que se complete de manera oportuna.
  • Recibir una explicación de cualquier cambio realizado durante una auditoría.

Si recibe una carta de consulta de auditoría o un aviso de una auditoría de campo, es su responsabilidad:

  • Responder a los avisos y proporcionar la documentación solicitada antes de la fecha de vencimiento indicada. Utilice el nombre, la dirección y el número de teléfono proporcionados para todos los contactos durante la auditoría.
  • Notifique al auditor antes de la fecha de vencimiento si necesita tiempo adicional para responder.

Auditorías de campo

Una auditoría de campo es un examen in situ de las declaraciones y los registros. Los auditores fiscales de Virginia con sede en Virginia y en varios lugares del país realizan auditorías de campo.

 

Un auditor le notificará por carta si seleccionamos su declaración o cuenta para una auditoría in situ. El auditor describirá los tipos de registros que deben estar disponibles y explicará el método y los procedimientos de auditoría planificados.

Una vez que se le haya notificado:

  • El auditor concertará citas con el propietario o el funcionario corporativo responsable del cumplimiento fiscal. El auditor puede trabajar con cualquier persona designada por el contribuyente.
  • Estas citas de auditoría incluirán el día, la hora y el lugar de la cita.
  • Las auditorías generalmente se llevan a cabo en su lugar de trabajo durante el horario laboral normal. En todos los casos, trabajaremos con usted para minimizar el impacto de la auditoría en su horario o en sus operaciones comerciales.
  • Se le informará sobre el tipo general de registros necesarios para iniciar la auditoría.
  • Se te proporcionará un Aviso de Selección de Auditoría de Campo de Virginia.

Antes de la auditoría, el auditor:

  • Asegúrese de tener una copia de la Declaración de Derechos del Contribuyente de Virginia y responda cualquier pregunta que pueda tener con respecto a sus derechos.
  • Discuta el funcionamiento de su negocio, pregunte cómo se mantienen sus registros y le pida que identifique otros problemas que puedan afectar la auditoría.
  • Discuta el proceso de auditoría específico que se utilizará.
  • Recorra su lugar de trabajo, si es necesario.
  • Determine cómo se revisarán sus registros.
  • Determinar el método en el que se llevará a cabo la auditoría. El método que elija el auditor dependerá de una serie de factores, como el tipo de impuesto, la precisión y disponibilidad de los registros y el tamaño y la complejidad de su negocio. Es posible que llevemos a cabo una auditoría detallada, que implica examinar todos sus registros, o podemos examinar una muestra o parte de sus registros.

Al llevar a cabo la auditoría, el auditor:

  • Determine el período de auditoría. Las auditorías generalmente se llevan a cabo por un período de 3años, pero pueden extenderse hasta 6 años si no se presentan declaraciones cuando sea necesario.
  • Revise sus registros y las declaraciones que ha presentado.
  • Si es necesario, pedirle que renuncie voluntariamente a la ley de prescripción del período de auditoría. Esto generalmente se hace si se necesita tiempo adicional para realizar la auditoría. Además, puede impedir que se emita una evaluación sobre cuestiones de hecho no resueltas que pueden resolverse mediante el proceso de auditoría o el examen informal.
  • Explique la política departamental y su aplicación a sus transacciones comerciales.
  • Permitirle el tiempo adecuado para responder a nuestras preguntas.

Al concluir una auditoría:

  • Discutiremos nuestros hallazgos con usted o le enviaremos una carta explicando cualquier cambio.
  • Explique las multas que se facturarán.
  • Discuta las responsabilidades futuras de presentación y responda cualquier pregunta que tenga con respecto a la auditoría.
  • Proporcionarle una copia del informe de auditoría en el que se identifiquen los problemas que deben corregirse para el cumplimiento futuro, según sea necesario.
  • Explique sus derechos a apelar en caso de que no esté de acuerdo con los hallazgos de la auditoría.

Si nuestra auditoría de impuestos sobre la renta plantea un problema que afecta su impuesto sobre la renta federal, podemos notificar al IRS y no crearemos una factura hasta que el problema se resuelva a nivel federal. Si se utiliza este procedimiento, el Supervisor de Auditoría lo discutirá con usted.

Problemas comunes de las auditorías de campo y cómo puede evitarlos

Problema de auditoríaLo que debe hacer
Documentación faltante
  • Revise la lista de documentos requeridos (p. ej. facturas, contratos, certificados de exención, etc.) Su auditor proporciona al inicio de la auditoría.
  • Confirme con su auditor el período de tiempo bajo auditoría, o qué período de tiempo deben cubrir esos documentos.
Cambios en la Ley Regulatoria y Tributaria
Cálculos de intereses
  • Tenga en cuenta que la acumulación de intereses durante su auditoría es obligatoria y continuará hasta que se realice una evaluación.
  • Recuerde que los intereses se calculan mensualmente en función de la tasa establecida de ese período de auditoría. Los períodos de auditoría más antiguos tendrán tasas de interés más altas.
Confusión con respecto a los plazos de prescripción de la auditoría
  • Revise el Código de Virginia §58.1-634 al comienzo de una auditoría para familiarizarse con las condiciones que pueden constituir la extensión de un período de auditoría. (Por lo general, el plazo de prescripción es de 3a6 años para la mayoría de los tipos de impuestos. Sin embargo, se pueden agregar períodos adicionales al final cuando haya un retraso en la finalización del trabajo de campo o la finalización de la auditoría).
Certificados de Exención sin Fines de Lucro
  • Lea cuidadosamente sus certificados de exención y recuerde que las organizaciones sin fines de lucro no están exentas de toda responsabilidad fiscal sobre las ventas.
  • Tenga en cuenta que los propietarios de negocios que permitan que las organizaciones sin fines de lucro compren bienes y servicios exentos de impuestos no autorizados serán responsables de pagar el impuesto no recaudado por esos artículos. 

 

Auditorías y exámenes de escritorio

Muchos exámenes de las devoluciones se realizan por correo. Por lo general, un examinador le escribirá para solicitar información adicional sobre los artículos en su declaración o para notificarle sobre los errores que deben ajustarse. Tendrá la oportunidad de responder a un aviso antes de que se emita una factura.

Programas automatizados

Ciertas agencias gubernamentales nos proporcionan información sobre las declaraciones de los contribuyentes. La mayor fuente de dicha información es el IRS, pero también se puede recopilar información de otras agencias federales, estatales y locales. La información proporcionada por estas fuentes se compara con las declaraciones de impuestos de Virginia para identificar a los contribuyentes que pueden haber pagado menos de lo debido a sus obligaciones tributarias de Virginia o no haber presentado una declaración. Toda la información recibida de otras agencias, así como la información que ya se encuentra en nuestros archivos, se mantiene estrictamente confidencial.

Si encontramos una discrepancia en su declaración de impuestos, le enviaremos una carta a:

  • Identifique la naturaleza del problema y explique los posibles cambios en su responsabilidad;
  • Invitarlo a proporcionar información adicional o explicar por qué no está de acuerdo con estos cambios;
  • Darle una fecha en la que debe responder;
  • Proporcionarle el nombre y el número de teléfono del empleado de Impuestos de Virginia responsable de su caso.

Si no responde a la carta de consulta, o si no puede demostrar que no adeuda impuestos adicionales, le facturaremos el impuesto adicional, así como las multas e intereses aplicables.

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