Derechos y responsabilidades

Los derechos de los solicitantes y las responsabilidades de Virginia Tax en virtud de la Ley de Libertad de Información de Virginia

La Ley de Libertad de Información de Virginia (FOIA, por sus siglas en inglés), ubicada en los 223700 y siguientes del Código de Virginia, garantiza a los ciudadanos de la Commonwealth y a los representantes de los medios de comunicación el acceso a los registros públicos en poder de organismos públicos, funcionarios públicos y empleados públicos.

Un registro público es cualquier escrito o grabación, independientemente de si se trata de un registro en papel, un archivo electrónico, una grabación de audio o video, o cualquier otro formato, que esté preparado o sea propiedad de, o esté en posesión de un organismo público o sus funcionarios, empleados o agentes en la transacción de negocios públicos. Se presume que todos los registros públicos están abiertos y solo pueden ser retenidos si se aplica una exención legal específica.

Las declaraciones de impuestos y otra información tributaria confidencial no son registros públicos. Por lo tanto, las solicitudes de información del contribuyente a través de la Ley de Libertad de Información serán denegadas.

La política de la FOIA establece que el propósito de la FOIA es fomentar el conocimiento de todas las personas sobre las actividades gubernamentales. Para promover esta política, la FOIA requiere que la ley se interprete de manera liberal para favorecer el acceso y que cualquier exención que permita denegar el uso de los registros públicos se interprete de forma limitada.

Sus derechos en virtud de la FOIA

  • Usted tiene derecho a solicitar inspeccionar o recibir copias de los registros públicos, o ambos.
  • Tiene derecho a solicitar que los cargos por los registros solicitados se estimen por adelantado.
  • Si considera que se han infringido sus derechos en virtud de la FOIA, puede presentar una petición en un tribunal distrital o de circuito para que se cumpla lo estipulado en la FOIA.
  • Si bien la información confidencial del contribuyente, incluidas las declaraciones de impuestos, no está disponible bajo la FOIA, un contribuyente puede obtener copias de su declaración de impuestos completando un formulario de1 VA y enviándolo por correo al Departamento de Servicios al Cliente de Virginia Tax. Hay un cargo de $5 por cada declaración de impuestos solicitada.

Hacer una Solicitud de Registros de Impuestos de Virginia

  • Puede solicitar registros de Virginia Tax por correo postal, fax, correo electrónico, en persona o por teléfono.
  • Su solicitud debe identificar los registros que está buscando con "especificidad razonable". Este es un estándar de sentido común. No se refiere ni limita el volumen o la cantidad de registros que está aplicar; en cambio, requiere que sea lo suficientemente específico para que podamos identificar y localizar los registros que está buscando.
  • Su solicitud debe aplicar registros o documentos existentes. La FOIA le otorga el derecho de inspeccionar o copiar registros; no se aplica a una situación en la que está haciendo preguntas generales sobre el trabajo de Virginia Tax, ni requiere que Virginia Tax cree un registro que no existe.
  • Puede optar por recibir registros electrónicos en cualquier formato utilizado por Virginia Tax en el curso regular de los negocios.
    • Por ejemplo, si está solicitando registros mantenidos en una base de datos de Excel, puede optar por recibir esos registros electrónicamente, por correo electrónico o en un disco de computadora, o recibir una copia impresa de esos registros
  • Si tenemos preguntas sobre su solicitud, coopere con los esfuerzos del personal para aclarar el tipo de registros que está buscando, o para intentar llegar a un acuerdo razonable sobre una respuesta a una solicitud grande. Hacer una solicitud de FOIA no es un proceso contradictorio, pero es posible que necesitemos discutir su solicitud con usted para asegurarnos de que entendemos qué registros está buscando.

Para solicitar registros de Virginia Tax, comuníquese con:

Oficial de Divulgación
Departamento de Impuestos de Virginia
P.O. Caja 2475
Richmond, Virginia. 23218
Despacho: 804.404.4029 
Fax: 804.786.4204
Correo electrónico:  foia@tax.virginia.gov

También puede comunicarse con el oficial de FOIA si tiene preguntas sobre la solicitud de registros de Virginia Tax. Además, el Consejo Asesor de Libertad de Información está disponible para responder preguntas sobre la FOIA. El Consejo puede ser contactado por correo electrónico a foiacouncil@leg.state.va.us, o por teléfono a 804.225.3056 o 866.448.4100.

Responsabilidades de Virginia Tax al responder a su solicitud

  • Virginia Tax debe responder a su solicitud dentro de los cinco días hábiles posteriores a su recepción. El "primer día" se considera el día luego de recibir su solicitud. El periodo de cinco días no incluye fines de semana ni días festivos.
  • La razón detrás de su solicitud de registros públicos de Virginia Tax es irrelevante y no tiene que indicar por qué desea los registros antes de que respondamos a su solicitud. Sin embargo, la FOIA permite que Virginia Tax le pida que proporcione su nombre y dirección legal.
  • La FOIA requiere que Virginia Tax haga una de las siguientes respuestas a su solicitud dentro del período de cinco días:
    1. Entregarle los registros que solicitó en su totalidad.
    2. Retenemos todos los registros que ha solicitado, porque todos los registros están sujetos a una exención legal específica. Si todos los registros están siendo retenidos, debemos enviarle una respuesta por escrito. Ese escrito debe identificar el volumen y el tema de los registros que se retienen, e indicar la sección específica del Código de Virginia que nos permite retener los registros.
    3. Entregarle algunos de los registros que ha solicitado y denegarle el acceso a otros. No podemos denegarle el acceso a un registro completo si solo una parte está sujeta a exenciones. En ese caso, podemos ocultar la parte cuyo acceso está denegado y facilitarle el resto del registro. Debemos entregarle una respuesta por escrito que indique la sección específica del Código de Virginia que permite que no se proporcionen partes de los documentos solicitados.
    4. Le informamos por escrito que los registros solicitados no se pueden encontrar o no existen (no tenemos los registros que desea). Sin embargo, si sabemos que otro organismo público tiene los registros solicitados, debemos incluir la información de contacto del otro organismo público en nuestra respuesta.
    5. Si es prácticamente imposible que Virginia Tax responda a su solicitud dentro del período de cinco días, debemos indicarlo por escrito, explicando las condiciones que hacen imposible la respuesta. Esto nos permitirá siete días hábiles adicionales para responder a su solicitud, lo que nos dará un total de 12 días hábiles para responder a su solicitud. 
  • Si usted hace una solicitud de una gran cantidad de registros, y creemos que no podemos proporcionarle los registros dentro de 12 días hábiles sin interrumpir nuestras otras responsabilidades organizativas, podemos solicitar al tribunal tiempo adicional para responder a su solicitud. Sin embargo, la FOIA requiere que hagamos un esfuerzo razonable para llegar a un acuerdo con usted con respecto a la producción o los registros antes de que vayamos a la corte para solicitar más tiempo.

Costos

  • Es posible que tenga que pagar por los registros que solicite a Virginia Tax. La FOIA nos permite cobrar los costos reales de responder a las solicitudes de la FOIA. Esto incluiría elementos como el tiempo que el personal dedica a buscar los registros solicitados, los costos de copia o cualquier otro costo directamente relacionado con el suministro de los registros solicitados. No puede incluir los gastos generales generales.
  • Si estimamos que costará más de $200 responder a su solicitud, es posible que le aplicar que pague un depósito, que no exceda el monto de la cotización, antes de continuar con su solicitud. Los cinco días que tenemos para responder a su solicitud no incluyen el tiempo entre el momento en que aplicar un depósito y el momento en que se recibe.
  • Puede pedir que estimemos por adelantado los costos por proporcionar los registros solicitados. De esta manera, podrá saber el precio por adelantado y tendrá la oportunidad de modificar su solicitud para intentar reducir los costos estimados.
  • Si nos debe dinero de una solicitud FOIA anterior que ha permanecido sin pagar durante más de 30 días, Virginia Tax puede requerir el pago de la factura vencida antes de responder a su nueva solicitud FOIA.

Tipos de registros

Virginia Tax puede responder a su solicitud dirigiéndolo al sitio web donde están disponibles los siguientes registros:

  • Código Tributario de Virginia (Título 58.1 y otras disposiciones tributarias del Código de Virginia)
  • Código Administrativo de Virginia (reglamentos)
  • Resúmenes legislativos
  • Resoluciones del Comisario Fiscal
  • Boletines Tributarios
  • Opiniones del Procurador General relacionadas con Asuntos Tributarios
  • Formularios
  • Declaración de Derechos del Contribuyente de Virginia
  • Informes Anuales (1987 - actualizado)
  • Evaluación de Estudios de Ratio de Ventas (1998 - actualidad)
  • Informes de ventas imponibles de Virginia
  • Tasas de impuestos locales (1999 - actual)
  • Directrices del programa de compensación

Exenciones de uso común

El Código de Virginia permite a cualquier organismo público retener ciertos registros de la divulgación pública. El impuesto de Virginia comúnmente retiene registros sujetos a las siguientes exenciones:

  • Registros de personal (§ 2.2-3705.1 (1) del Código de Virginia)
  • Registros sujetos al privilegio abogado-cliente (§ 2.2-3705.1 (2)) o producto del trabajo del abogado (§ 2.2-3705.1 (3))
  • Información de propiedad exclusiva del proveedor (§ 2.2-3705.1 (6))
  • Registros relacionados con la negociación y adjudicación de un contrato, antes de la adjudicación de un contrato (§ 2.2-3705.1 (12))
  • Documentos de trabajo y correspondencia confidenciales del Gobernador (§ 2.2-3705.7 (2))
  • Declaraciones de impuestos federales e información de declaraciones (Código de Rentas Internas § 6103 (a)) y Código de Virginia § 58.1-3
  • Declaraciones de impuestos estatales sobre la renta, negocios y sucesiones, declaraciones de impuestos sobre bienes personales y registros confidenciales mantenidos de conformidad con § 58.1-3(que incluyen cualquier información con respecto a las transacciones, la propiedad, incluida la propiedad personal, los ingresos o el negocio de cualquier persona, empresa o corporación y cualquier copia de una declaración federal o información de declaración federal requerida por la ley de Virginia para adjuntarse o incluirse en la declaración de Virginia) (§ 2.2-3705.7 (1))

Código de Virginia § 58.1-3 impone severas sanciones a cualquier persona que divulgue información confidencial del contribuyente. Sin embargo, no hay nada en el § 58.1-3 que prohíbe la divulgación de información confidencial del contribuyente al contribuyente en cuestión. En otras palabras, puede solicitar y recibir copias de sus propias declaraciones de impuestos. Es posible que no se le proporcionen copias de la información tributaria de otro contribuyente a menos que proporcione un poder notarial por escrito que se le haya otorgado y firmado por el contribuyente. Para ello, se utiliza el formulario de impuestos de Virginia PAR 101 .

También de conformidad con la Va. Código § 58.1-3, Virginia Tax no puede proporcionar información fiscal agregada, por categoría, cuando el número de contribuyentes dentro de la categoría es lo suficientemente mínimo como para permitir potencialmente la identificación de los contribuyentes.

Política sobre el uso de exenciones

  • La política general de Virginia Tax es invocar la exención de registros de personal en aquellos casos en que se aplique para proteger la privacidad de los empleados y funcionarios de Virginia Tax.
  • La política general de Virginia Tax es invocar la exención de negociaciones contractuales siempre que se aplique para proteger la posición de negociación y la estrategia de negociación de Virginia Tax.