Esta página proporciona preguntas frecuentes específicas sobre los formularios de impuestos y las declaraciones de salarios compatibles con la carga web de Virginia Tax.
Para revisar otras preguntas frecuentes sobre la carga web, visite las páginas de preguntas frecuentes generales sobre la carga web y las páginas de preguntas frecuentes sobre la carga web de VEC .
Configuración y conceptos básicos de archivos
¿Debe la empresa estar registrada en Virginia Tax antes de presentar la declaración a través de Web Upload?
Sí, primero debe registrarse. Si no lo hace, se producirán retrasos en el procesamiento de su información de declaración/pago en nuestro sistema de contabilidad fiscal de Virginia. El registro comercial en línea está disponible a través del sistema iReg .
¿Cuándo utilizo el formato de campo "Fecha del trimestre"?
Este formato de campo solo se aplica al formulario VA-15 y al formulario VA-16. El Formulario VA-16 es la declaración de conciliación trimestral para los contribuyentes de retenciones quincenales que realizan pagos quincenales con el Formulario VA-15. Solo se aceptan en este campo los valores de fecha MM/DD/AAAA para el último día de cada trimestre (marzo, junio, septiembre y diciembre).
- Ejemplo 1: Los pagos quincenales (Formulario VA-15) realizados para el 3trimestre de 2016 (julio - septiembre de 2016) tienen una fecha de finalización del período de 09/30/2016
- Ejemplo 2: El uso del Formulario VA-16 para conciliar los pagos realizados para el 3trimestre de 2016 tendrá una Fecha de finalización del período de 09/30/2016
Si está utilizando una hoja de cálculo de Excel, es posible que deba volver a formatear el campo de fecha para reconocer un mes de 2dígitos, 2día de 4dígitos y año de dígitos. Para corregir un error de campo de fecha, es posible que deba borrar el campo, volver a formatear la fecha y, a continuación, especificar la fecha de finalización del trimestre aplicable descrita anteriormente.
¿Qué significan los dos dígitos del número de cuenta fiscal?
La carga web requiere el número de cuenta fiscal completo con las declaraciones de impuestos. Cada declaración de impuestos comerciales tiene un número de cuenta TAX de Virginia
- Código de 2dígitos para el tipo de impuesto de esa declaración (p. ej., 10 = Impuesto sobre las ventas, 12 = Impuesto sobre el uso, 30 = Impuesto de retención, etc.) y
- FEIN de 9dígitos, y
- la letra "F" para indicar FEIN, y
- 3código de dígitos para la ubicación de la empresa.
Ejemplo = 10-123456789F-001 para una declaración de impuestos sobre las ventas
¿Por qué no se debitó de mi cuenta bancaria el pago de mi declaración de impuestos de carga web?
Debe tener el campo Importe del pago en su diseño de archivo y su archivo real para que se cargue un pago de su cuenta bancaria. La carga sitio web no emplea el campo Importe total adeudado para iniciar un pago.
Verifica que tus datos bancarios sean correctos. El número de ruta y el número de cuenta deben estar en el archivo real o guardados en la sección Cuenta bancaria de su perfil de carga web. Si utiliza la función de cuenta bancaria guardada, también debe marcar la casilla de verificación Cuenta bancaria en la página Cargar archivos antes de cargar su archivo.
¿Qué es el ID de proveedor y es obligatorio?
El ID de proveedor es un campo opcional ubicado en los diseños de archivos de carga web de Virginia Tax. El ID de proveedor es un código de 4dígitos que se utiliza para identificar los registros creados y/o enviados por las empresas de software del proveedor.
Si no utiliza un ID de proveedor porque creó su propio archivo, puede hacer clic en la "X" verde junto al campo para eliminarlo del diseño de archivo activo. Puede volver a agregarlo más adelante, si es necesario.
Especificaciones del tipo de impuesto
¿Dónde utilizo el código FIPS en mis archivos de impuestos sobre las ventas?
El campo Código FIPS solo se aplica a los anexos ST6B y ST9B. Este código de 5dígitos es asignado por el IRS para identificar condados y ciudades incorporadas a nivel estatal. Este FIPS tiene el formato 51XXX, donde 51 = Virginia y XXX = el código de 3dígitos de la localidad.
¿Por qué las localidades en las que no me encuentro figuran en mi lista de impuestos sobre las ventas en el archivo?
Si utiliza un software de preparación de impuestos, es posible que la configuración que está utilizando incluya localidades adicionales innecesariamente para su(s) archivo(s). Debe revisarlos para asegurarse de que solo se informen sus localidades en sus archivos. Solo las localidades en las que se encuentra/registra deben informarse en los horarios.
Comunícate con tu compañía de software de preparación de impuestos para hacer las correcciones necesarias para la información de localidad que no debería estar presente en tu archivo.
¿Puedo archivar datos de VK-1 y 502 a través de la carga web?
Solo los datos del Anexo VK-1 se pueden archivar electrónicamente a través de Web Upload. Virginia Tax ofrece un formulario electrónico 502EZ para los clientes que cumplan con ciertos criterios relacionados con 502 .
W-2 y 1099 datos
¿Dónde puedo encontrar la información sobre el diseño de la2 W y/o 1099 ?
La pestaña de Pautas de presentación de W-2 y 1099 electrónicos en nuestra página de Retenciones contiene toda la información para presentar sus datos de W-2 y 1099 . También puede encontrar los campos obligatorios y los detalles en el diseño W-2 (con formato EFW2/SSA), el diseño W-2 de Excel, el diseño 1099-R y el diseño 1099-MISC.
¿Puedo usar el mismo archivo W-2 que presenté a la Administración del Seguro Social (SSA)?
Sí, si el archivo es un archivo de texto y contiene al menos UN registro que indique la retención de Virginia, es decir, un registro RS con el código 51 para Virginia. El diseño W-2 (con formato EFW2/SSA) aceptado por la carga web contiene más detalles.
¿Puedo usar el PDF que la SSA me proporcionó después de que ingresé mis datos de W-2 directamente en su sitio web?
No. Este no es un formato de archivo compatible con Web Upload. Como se indicó anteriormente, los datos de2 W- deben ser un archivo de texto o una hoja de cálculo de Excel.
¿Puedo utilizar el PDF de mis datos 1099-R o 1099-MISC?
No. PDF no es un tipo de archivo compatible. Debe ser un archivo de texto para los datos 1099-R y para 1099-MISC.
¿Puedo ingresar salarios y retenciones que no sean de Virginia en el archivo de Excel W-2 ?
No. Solo se deben ingresar los salarios y las retenciones de Virginia. Se supone que los datos de2 presentados mediante el formato de2 de Excel son para los salarios y retenciones de Virginia.
¿Por qué no puedo editar los diseños de archivo W-2/1099 después de crearlos?
A diferencia de los otros formularios de Carga web, los diseños de archivo para los formularios W-2 y 1099 están establecidos y no se pueden editar debido al requisito de que la información específica DEBE estar en posiciones específicas en el archivo. Consulte la página de las Pautas de presentación electrónica de W-2 y 1099 para empleadores para obtener más detalles.
Virginia Tax utiliza el mismo formato de archivo para los archivos de texto de ancho fijo W-2 en las pautas EFW2 establecidas por la SSA. Para los archivos de texto de ancho fijo 1099-R y 1099-MISC, Virginia Tax utiliza el mismo formato de archivo en las pautas de la Publicación 1220 establecidas por el IRS. Estos diseños solo parecen ligeramente diferentes debido a la forma en que los campos opcionales W-2/1099 se agrupan en los campos de "relleno" de carga web. El diseño de archivo W-2 con formato Excel lo establece el Departamento de Impuestos de Virginia, ya que el archivo solo puede contener datos de salarios y retenciones de Virginia.
¿Tiene una función como la "Accuwage" de la SSA para mis W-2s?
Sí, hay una función similar, pero no verifica la precisión de los SSN. El botón "Cargar" en Sitio web Upload revisará y validará que los elementos de datos requeridos estén en su archivo antes de que pueda enviarlo a Virginia Tax. (Esto se aplica a todas las declaraciones, no solo a las2de W). Cualquier error se mostrará automáticamente y una vez que el archivo no contenga errores, se mostrarán los totales de validación para que los compare con sus registros.
¿Puedo presentar formularios 1099 que no sean el 1099-R y 1099-MISC con carga web?
Actualmente, 1099-R y 1099-MISC son los únicos formularios 1099 que se pueden presentar electrónicamente con Web Upload. No se admiten otros formularios de la serie 1099 .
¿Por qué recibo mensajes de error que indican que mi archivo de texto W-2/1099-R debe contener al menos 1 registro de empleado/beneficiario?
Es posible que falte el código del estado de Virginia "51en sus archivos de texto. La carga web requiere que haya al menos un registro con el código de estado "51" para indicar los datos de Virginia.
- Para el archivo de texto W-2 (EFW2), el código de estado debe estar en las posiciones 3-4 de los registros "RS".
- Para el archivo de texto 1099-R, el código de estado debe estar en las posiciones 747-748 de los registros "B".
- Para el archivo de texto 1099-MISC, el código de estado debe estar en las posiciones 747-748 de los registros "B".
¿Todavía tengo que presentar mi Formulario VA-6 después de presentar mi W-2 y/o información 1099 ?
Sí. Está obligado a presentar el Formulario VA-6 para cada empleador en sus W-2 y 1099 archivos. Le solicitamos que envíe los6(s) de VA utilizando formularios electrónicos, Servicios en línea para empresas o Carga web.
¿Por qué recibo mensajes de error cuando cargue mi archivo W-2 de QuickBooks?
Es posible que esté cargando el archivo incorrecto a través de la carga web. NO cargue la hoja de cálculo de Excel de QuickBooks. El archivo de texto llamado "W2Report" es el nombre de archivo que debe cargar y enviar. Consulte esta ayuda de trabajo para obtener más detalles sobre cómo crear/localizar el archivo correcto, así como la información de contacto de QuickBooks.