Esta página proporciona preguntas frecuentes para todos los clientes que utilizan el sistema de carga web.
Para revisar otras preguntas frecuentes sobre la carga web, visite las páginas de preguntas frecuentes sobre impuestos de carga web y preguntas frecuentes sobre la carga web de VEC .
Información general y requisitos
¿Por qué debería usar la carga web?
Web Upload está disponible para todos y es un excelente sistema para enviar información de devolución y pagos electrónicamente. Puede usar el sistema tanto para Virginia Tax como para la Comisión de Empleo de Virginia. La función de cliente múltiple es especialmente beneficiosa para los profesionales de impuestos y las empresas de nómina que presentan en nombre de varios clientes.
El sistema también es una excelente opción para los propietarios de pequeñas empresas que preparan declaraciones utilizando software de preparación de impuestos o usan programas como Excel para hojas de cálculo. Puede enviar información para varios clientes o períodos en un solo archivo. Web Upload también proporciona validación instantánea de archivos, así como la capacidad de programar archivos para su envío en una fecha futura.
¿Tengo que usar la carga web si ya tengo una cuenta de Servicios en línea para empresas?
No. Web Upload es una oportunidad más para que usted se beneficie de la presentación/pago electrónico. Es especialmente beneficioso si tiene varias declaraciones para presentar/pagar al mismo tiempo o cuentas que involucran horarios para múltiples ubicaciones. Sin embargo, los Servicios en línea para empresas no se pueden utilizar para enviar electrónicamente2/1099 declaraciones de salarios e ingresos. Para enviar estos datos electrónicamente, debe utilizar Web Upload o eForms.
¿Es seguro el sistema de carga web?
Sí, es muy seguro. Web Upload utiliza la última tecnología de seguridad de Internet para proteger las transacciones. Tiene muchas capas de seguridad, que incluyen procesos y procedimientos para detener el acceso no autorizado, validar a los participantes apropiados y garantizar la integridad del sistema. Observe la "s" en la parte "https" de la URL (dirección web) del sistema de carga web . Significa "Secure Sockets Layer" y es una forma de cifrado para proteger su información y la de sus clientes.
¿Qué tipo de equipo y software se requiere para usar Web Upload?
Todo lo que se necesita es una computadora con un navegador estándar y acceso a Internet. Se recomienda utilizar una conexión a Internet de alta velocidad, como DSL o cable. El navegador debe ser Internet Explorer versión 6.0 o superior, la versión de Firefox 2.0 o superior, o Google Chrome.
Configuración y conceptos básicos
¿Tengo que registrarme para usar Web Upload?
Sí. Hay un proceso simple de registro o "registro" para completar la primera vez que usa Web Upload. Proporcionará su nombre, número de teléfono, dirección de correo electrónico y otra información básica. Después de registrarse, solo necesitará su dirección de correo electrónico y contraseña para acceder a su cuenta de carga web.
¿Tengo que registrarme en cada empresa con Web Upload?
No. Solo tienes que registrarte una vez.
Puede usar esa cuenta de carga web para enviar archivos para varios clientes/empresas, aunque solo puede ingresar la información de una empresa durante el proceso de registro. La información que envía en su archivo es la que la agencia correspondiente utiliza para su declaración y la información de devolución/pago. Al completar el proceso de registro, proporcione la información de contacto en caso de que haya un problema con el archivo.
¿Por qué no recibí mi correo electrónico de confirmación después de registrarme?
Es posible que tus filtros de correo electrónico estén bloqueando el correo electrónico de confirmación. Revise su filtro de correo no deseado y agregue webupload@tax.virginia.gov y webuploadVEC@vec.virginia.gov a su lista segura de direcciones de correo electrónico. Además, verifique que su dirección de correo electrónico se haya ingresado correctamente durante el proceso de registro. Si utilizaste una dirección de correo electrónico incorrecta, regístrate de nuevo con la correcta.
¿Por dónde empiezo después de iniciar sesión en Web Upload?
El proceso de carga web es registrarse, configurar y enviar. Primero, visita la página "Diseños de archivos" para iniciar el proceso de configuración y archivo. Esta página también es donde puede guardar una muestra de ciertos diseños de archivos de carga web, lo que le ayudará si necesita crear un archivo usted mismo. Se proporcionan detalles adicionales en esta página de preguntas frecuentes, así como en la Guía de carga web. Revisar estos materiales le ayudará a presentar correctamente la Web Upload.
¿Qué significa que la carga sitio web está "basada en archivos"?
En lugar de enviar declaraciones en papel por correo o ingresar cada declaración por separado, almacena toda la información de su declaración/pago en un solo archivo. Puede haber información para una declaración o varias declaraciones (del mismo tipo de declaración) en un solo archivo. Se considera que ha presentado esa declaración (o declaración con pago) cuando envía su archivo a través de Web Upload. No se requiere ninguna otra acción para la presentación de la declaración.
¿Por qué no puedo introducir mi información en la carga web?
Como se ha descrito anteriormente, Web Upload es un sistema "basado en archivos". Si prefiere ingresar/ingresar su información de devolución/pago, visite y revise nuestro sistema de Formularios electrónicos o Servicios en línea para empresas.
¿Cuánto tiempo almacena Sitio web Upload mis archivos?
La carga sitio web elimina automáticamente los archivos luego de un número específico de días, según el tipo de formulario. Esto no afecta la información presentada ante la agencia correspondiente, solo la que se almacena en el sistema de carga sitio web.
- Formularios VA-5, VA-15 y VA-16 = 2 años
- Formularios VA-6, W-2, 1099-R, 1099-MISC y Schedule VK-1 = 1 año
- Formularios ST-8, ST-9 y ST9-CO = 180 días
- Formulario P2P = 180 días
- Formularios FC-20 y FC-21 = 120 días
¿Qué pasa si la fecha de parto cae en fin de semana o feriado?
La información de devolución y pago vence el primer día hábil siguiente al fin de semana o feriado. La información debe enviarse a través de Web Upload antes de la medianoche de la fecha límite de presentación.
Diseños de archivos y contenido de archivos
¿Qué tipos de archivos puedo usar con la carga web?
Hay tres tipos de archivos: Excel, ancho fijo (basado en columnas) y delimitado. Puede elegir entre tabulación, coma o punto y coma para los delimitadores de campo. También puede comprimir / comprimir sus archivos. La carga sitio web no es compatible con el formato de archivo PDF.
¿Cuándo y por qué tengo que crear un diseño de archivo?
Solo puedes crear tu diseño de archivo una vez para cada tipo de valor devuelto. Puede editar el diseño de archivo en cualquier momento después de haberlo creado. La carga web indicará qué información se requiere para enviar la información de devolución / pago y cómo se debe formatear su archivo. La carga web también utilizará el diseño de archivo para revisarlo y informarle sobre cualquier error que deba corregir.
¿Puedo eliminar un diseño de archivo?
Sí. Puede eliminar un diseño de archivo siempre que se hayan procesado todos los archivos cargados con ese diseño. Eliminar un diseño de archivo duplicado es la razón principal para eliminar un diseño de archivo. De lo contrario, simplemente puede editar el diseño del archivo según sea necesario.
¿Puedo usar el archivo "Ver muestra" en la página Crear diseños para configurar mi propio archivo para la carga web?
Sí, pero solo para configurar su archivo en su computadora. Debe guardar su propia información de devolución/pago en ese archivo y en su computadora, de modo que pueda usarla más adelante para enviar esa información a través de la carga web.
¿Qué sucede si mi archivo contiene información distinta a los campos obligatorios?
Se le permite incluir información adicional para Excel y tipos de archivo delimitados. Debe ingresar la información adicional en un campo de "relleno", que agrega al crear sus diseños de archivo. Los datos de los campos de "relleno" se consideran informativos y no se procesan.
¿Tengo que cambiar mi sistema para usar la carga web?
No. Este es uno de los beneficios de presentar y pagar con Web Upload. El sitio web de carga web proporciona los requisitos y puede cambiar el diseño del archivo de carga web para que coincida con lo que produce su sistema.
¿Cómo realizo un pago con Web Upload?
Hay dos formas de realizar un pago de débito ACH con Web Upload:
- Incluya la cuenta de cheques y la información de pago de cada declaración en el archivo, O
- Guarde una cuenta de cheques designada en su perfil para debitar todos los pagos enumerados en un archivo e indique el uso de la cuenta designada antes de cargar su archivo con la casilla de verificación "Cuenta bancaria". El campo Importe del pago debe seguir incluido en el archivo de cada registro.
¿Puedo usar una cuenta de ahorros en lugar de una cuenta corriente con Web Upload?
No. En este momento, Web Upload solo puede aceptar información de cuentas corrientes para pagos.
¿Tengo que declarar tanto los dólares como los centavos?
Sí. Todos los montos en dólares/centavos deben ser reportados y DEBE incluir el punto decimal. Por ejemplo, "$25" debe notificarse como 25.00 y "$25.49" debe informarse como 25.49 en el archivo. Esto también se aplica a los rendimientos vencidos "cero". Un "cero" debe ser reportado como 0.00 en el archivo.
¿Web Upload acepta archivos con información de devolución y pago modificada?
No. No puedes modificar devoluciones y pagos a través de la Carga web. Si encuentra un error en la información de su declaración y el archivo está en el estado "Procesado", debe enviar una declaración en papel para modificar la información enviada en su archivo de carga web. Sin embargo, si el archivo está en el estado "Listo para enviar" o "Programado", puede realizar las modificaciones necesarias.
Carga y envío de archivos
¿Cuál es la diferencia entre Subir y Enviar?
Cuando "Carga" el archivo, está asociando el archivo a su cuenta de carga web y el sistema revisará su archivo en busca de errores. A continuación, debe "Enviar" el archivo en Carga web. De hecho, esto presenta la información de devolución y pago ante la agencia correspondiente.
¿Web Upload acepta archivos protegidos con contraseña?
No. La carga sitio web no acepta archivos protegidos con contraseña. Su archivo no debe estar protegido con contraseña, de lo contrario, Sitio web Upload producirá un mensaje de error y no podrá cargar su archivo.
¿Se pueden cargar archivos comprimidos/comprimidos en Web Upload?
Sí, pero hacerlo requiere un paso adicional. Cuando cargue un archivo comprimido o comprimido, marque la casilla de verificación "Comprimido (comprimido)". Esto permite que la carga web cargue correctamente el archivo antes de enviarlo.
¿Puede mi archivo utilizar encabezados y/o pies de página?
Sí y no. Para evitar errores, debe introducir el número de líneas de encabezado y/o pie de página en la página Cargar archivos en Carga web. Algunos ejemplos de líneas de encabezado y pie de página son los nombres de campo (como en el archivo "Ver ejemplo") y los resúmenes de columnas. Los archivos de ancho fijo no deben contener encabezados ni pies de página.
¿Qué significa "En proceso"?
Una vez que envíe su archivo, el estado cambia a "En proceso". Esto significa que el archivo se está procesando y no se pueden realizar más modificaciones. La carga web continuará procesando el archivo incluso después de cerrar la sesión del sistema. No es necesario supervisar el archivo para asegurarse de que continúa procesándose. Puede cargar y enviar su próximo archivo sin tener que esperar hasta que el otro archivo esté terminado.
¿Recibiré un mensaje de confirmación después de enviar mi archivo?
Sí. Se envía un correo electrónico de confirmación a su dirección de correo electrónico dentro de un día hábil, una vez que su archivo pasa del estado "En proceso" al estado "Procesado". Asegúrese de que su dirección de correo electrónico sea correcta para recibir el correo electrónico de confirmación.
¿Puedo programar (almacenar) mi pago para que se envíe en una fecha futura?
Sí. Programará todo el archivo (información de devolución y pago) para su envío futuro, no solo la información de pago en sí. No programe el envío de su archivo más allá de la fecha de vencimiento.
¿Por qué recibo mensajes de error para filas y/o columnas en blanco en mi archivo de Excel?
A veces, un archivo de Excel "piensa" que todavía hay datos en una fila o columna, incluso cuando aparecen en blanco. Para corregir esto, debe eliminar las filas posteriores a la última fila de información y eliminar las columnas a la derecha de la última columna. Esto no es resultado de una carga web sino de Excel.
Si utilizo Web Upload, ¿tengo que presentar declaraciones o estados de ingresos en papel?
No, ya no es necesario que llene y presente la declaración en papel.