Requisitos de registro y presentación
¿Cómo me registro para una cuenta de retención de impuestos?
Regístrese en línea.
¿Dónde puedo obtener las declaraciones de retención de impuestos?
A partir del 2013de julio, las declaraciones de retención de impuestos y los pagos de retención de impuestos deben presentarse y pagarse electrónicamente utilizando uno de nuestros tres sistemas en línea:
- Formularios electrónicos: sin registro, fácil presentación y algunos cálculos realizados
- Servicios en línea para empresas: presente/pague una cuenta y vea hasta 14 meses de historial
- Carga web : adecuada para enviar una o varias declaraciones en un solo archivo
¿Cómo sé qué devolución usar?
Virginia Tax asigna un estado civil para efectos de la declaración, en función de la información de registro o de su historial de pago real. Los declarantes trimestrales, mensuales y estacionales utilizan el formulario VA-5; Los declarantes quincenales utilizan los formularios VA-15 y VA-16.
He estado presentando declaraciones mensuales, pero mi responsabilidad ha disminuido. ¿Puedo cambiar a la presentación trimestral?
No, no puede cambiar su estado civil para efectos de la declaración sin la autorización de Virginia Tax. Virginia Tax monitoreará su cuenta cada año y hará los cambios necesarios. Recibirá un aviso de cualquier cambio que se realice, así como declaraciones apropiadas para su frecuencia de presentación, antes de que el cambio entre en vigencia. Mientras tanto, debe continuar presentando declaraciones mensuales.
¿Existe alguna penalidad por presentar tardíamente una declaración de retención de impuestos cuando no hay impuestos a pagar?
Sí. La ley de Virginia impone una multa mínima por presentación tardía de $10, incluso si no se adeudan impuestos con la declaración.
¿Estoy obligado a presentar copias del Formulario 1099 federal con mi resumen anual?
Virginia Tax no requiere la presentación del Formulario 1099, a menos que el formulario refleje el impuesto sobre la renta de Virginia retenido. Generalmente, el único formulario del serial 1099 que reflejará el impuesto sobre la renta de Virginia retenido es el Formulario 1099-R.
Responsabilidad por retención
Mi corporación es una organización sin fines de lucro exenta de impuestos según la ley federal. ¿Tenemos que retener el impuesto sobre la renta de Virginia para nuestros empleados?
Sí. La exención de impuestos del IRS se refiere únicamente al impuesto sobre la renta de las empresas. Como empleador, aún debe retener el impuesto sobre la renta de Virginia de los salarios de sus empleados.
Mi empresa tiene representantes de ventas que trabajan desde sus hogares en Virginia. Dado que la empresa no tiene una oficina propia en Virginia, ¿tenemos que retener a estos empleados?
Sí. Dado que su compañía hace negocios en Virginia y sus empleados realmente prestan servicios en el estado, cumple con la definición de empleador de Virginia.
Tengo un negocio de construcción y subcontrato la mayor parte del trabajo de carpintería a contratistas independientes. El IRS ha determinado que en realidad soy un empleador según sus reglas. ¿Esto también se aplica a Virginia?
Sí. Siempre que se considere que tiene una relación empleador-empleado con sus subcontratistas según las regulaciones federales, usted es un empleador para fines de Virginia.
Estoy planeando abrir un salón de belleza. Cada operador me alquilará el espacio de la tienda y yo les cobraré comisiones. ¿Los operadores serán considerados empleados o contratistas independientes?
La ley de Virginia se ajusta a las disposiciones de la ley federal con respecto a si existe una relación empleador-empleado entre las partes. Por lo tanto, debe comunicarse con el IRS para obtener una determinación. Si el IRS lo clasifica como empleador, también será considerado un empleador para fines de Virginia.
Mi empresa tiene su sede en Carolina del Norte y enviamos a los empleados residentes de Carolina del Norte a Virginia para realizar trabajos en relación con los contratos que tenemos con los clientes de Virginia. No tenemos una oficina en Virginia. ¿Estamos obligados a retener el impuesto sobre la renta de Virginia para estos empleados?
Sí. Debido a que su empresa está pagando salarios a los empleados por servicios prestados en Virginia, debe retener el impuesto sobre la renta de Virginia de esos salarios.
Mi empresa tiene su única oficina en Maryland y lleva a cabo todos sus negocios allí. Varios de nuestros empleados son residentes de Virginia que viajan diariamente al trabajo. ¿Estamos obligados a retener el impuesto sobre la renta de Virginia de sus salarios?
No. Debido a que su empresa no paga salarios a los empleados por servicios prestados en Virginia, no está obligado a retener impuestos de Virginia. Si desea retener el impuesto como cortesía a sus empleados, puede registrarse para una cuenta de retención de impuestos de Virginia en línea.
La ley federal me exige que declare ciertos reembolsos de gastos de viaje como salarios imponibles pagados a mis empleados. ¿Deberían estas cantidades también declararse como salarios imponibles para Virginia? Si es así, ¿debo retener el impuesto de Virginia sobre estos pagos?
Sí. Todos los pagos que se deben reportar para fines federales también se reportan para fines de Virginia. Dado que estos pagos están sujetos a retención federal, también se debe retener el impuesto sobre la renta de Virginia.
Según la ley federal, se me permite excluir los pagos de primas de seguro de vida grupal de los salarios sujetos a impuestos. ¿Virginia también permite que se excluyan estas cantidades?
Sí. Dado que la ley de Virginia se ajusta a la definición federal de salarios imponibles, cualquier monto excluido para fines federales también se excluye para fines de Virginia.
Información del empleado
Si cada uno de mis empleados ha completado el Formulario W-4federal, ¿puedo usar esa información, en lugar de hacer que completen un Formulario VA-4por separado?
No. La ley de Virginia difiere de la ley federal con respecto al cálculo de las exenciones para la retención de impuestos. Por lo tanto, cada empleado debe completar el Formulario VA-4.
Puedo reclamar 12 exenciones para fines federales, en función de mis deducciones detalladas. ¿Por qué no puedo hacer lo mismo con Virginia?
Actualmente, la ley de Virginia no contempla la posibilidad de reclamar exenciones distintas a las proporcionadas en el Formulario VA-4, a menos que haya recibido una autorización por escrito de Virginia Tax. Si su impuesto sobre la renta de Virginia está siendo retenido significativamente en exceso, puede solicitar autorización para reclamar exenciones adicionales escribiendo al Comisionado de Impuestos a Post Office Box 2475, Richmond, VA 23218-2475.
Impuesto de desempleo de Virginia
¿Virginia Tax administra el impuesto de desempleo de Virginia? ¿Dónde puedo obtener más información?
La Comisión de Empleo de Virginia administra el impuesto de desempleo. Sin embargo, puede registrarse para obtener una cuenta a través de este sitio web.